Le Relais 500 se commercialise sur Internet

Le PMS Cegid couplé à ReservIT : outil de diffusion online

"(…) mon site web est en phase de devenir mon premier pourvoyeur de réservation"

Depuis 5 ans, l’hôtel Logis "Le Relais 500" commercialise la majorité de ses chambres grâce à Internet. L’hôtel a investi dans un PMS Yourcegid Hôtel Win et dans un module ReservIT. Le PMS Cegid est labellisé par la société Interface Technologies (éditeur du fameux ReservIT) LinkIT pms Gold : label accordé aux systèmes de gestion les plus compatibles avec ses différents outils de commercialisation électronique des hôtels.

À 40 ans, Olivier Courant fait partie de ces hôteliers modernes qui ont toujours intégré l’informatique dans la gestion de leur établissement. Son hôtel, "Le Relais 500" à Vienne (38), membre de la chaîne volontaire Logis (1 cheminée et 1 cocotte pour le restaurant), compte 36 chambres. Depuis 2006, il utilise le PMS Cegid Yourcegid Hôtel Win qui bénéficie d’un module "Online" pour commercialiser les chambres sur Internet. Ce module établit notamment une liaison directe avec les outils d’Interface Technologies qui permettent aux hôtels de mettre leurs disponibilités en ligne sur Internet, via de très nombreux canaux. Et lorsque celles-ci sont réservées, elles remontent directement dans le planning du PMS Cegid pour le mettre à jour !

Présentez-nous votre établissement…

C’est un hôtel deux étoiles de 36 chambres, ouvert toute l’année, et qui accueille une clientèle au profil mixte suivant la saison. De novembre à février, l’établissement se remplit à 80 % grâce à une clientèle d’affaires, l’été c’est exactement l’inverse avec 80 % de touristes de passage et la plupart du temps étrangers (Pays-Bas). Le reste du temps, nous sommes à 50/50. La durée moyenne de séjour est de 1,24 jours et nous avons un restaurant qui peut accueillir jusqu’à 45 couverts. Nous disposons de deux salles de séminaire de 40 m2 et d’une grande salle de 140 m2 conçue pour accueillir des groupes. Pour gérer l’ensemble, nous disposons d’une équipe de 8 personnes.

Vous êtes équipé du PMS Cegid depuis 2006, quels sont ses avantages ?

C’est un PMS extrêmement simple d’utilisation et très facile à intégrer dans une exploitation grâce à différents modules « à la carte ». J’ai démarré avec le logiciel de base puis, au fur et à mesure de notre développement, j’ai acquis des modules complémentaires, dont le fameux "Full online" dont je ne pourrais plus me passer aujourd’hui. Dernièrement, j’ai également investi dans le module de tarification automatique.
C’est un PMS qui est très intuitif et qui ne nécessite pas de formation lourde pour quelqu’un qui a déjà travaillé sur un ordinateur. Généralement j’arrive à former mes réceptionnistes en une journée pour les procédures de base (check-in et check out simple), en moins d’une semaine pour une maîtrise complète. Pour les opérations plus compliquées, c’est moi qui les gère. J’ai à ma disposition une hot line très performante que j’utilise pour mettre en place des nouveaux paramétrages et, si je n’y arrive pas, l’équipe Cegid prend la main à distance, ce qui est très confortable.

Quel est l’intérêt du module "Full online" ?

C’est lui qui établit une liaison directe entre mon planning Cegid et ReservIT. Il n’y a plus de saisie et j’ai toujours un planning fiable en temps réel. Les disponibilités que je mets en ligne basculent automatiquement dans le planning de mon PMS dès lors qu'une réservation est effectuée. Celle-ci peut être faite via booking.com par exemple, mais seulement si j’ai ouvert ce canal. Elle peut également provenir de la centrale de réservation Logis ou de mon propre site. J’ai d’ailleurs constaté que mon site web est en phase de devenir mon premier pourvoyeur de réservation… L’outil "Full online" a modifié ma façon de travailler puisque je ne renseigne plus les disponibilités en ligne manuellement, en rentrant dans divers extranets. Désormais les dispos remontent automatiquement et c’est à nous de fermer les canaux en fonction de l’activité. C’est là qu’il faut être très vigilant, car on peut vite se retrouver en overbooking ! En revanche, lorsqu’on le gère bien, c’est un gain d’argent considérable puisqu’on a enfin la main sur les canaux que l’on souhaite privilégier. Par exemple, je ferme systématiquement les canaux distributeurs "gourmands" les jours de départ en vacances ou les vendredis veille de grands week-ends afin de privilégier la réservation directe. À noter également que depuis que j’ai ce module, j’ai accès à des taux de commission intéressant avec les distributeurs en ligne.

Que faites-vous avec le module de tarification automatique ?

Ce module permet de gérer très simplement les différents tarifs pratiqués suivant la saison, le type de client, la nature du séjour, le groupe… Au départ, ça prend un peu de temps, car il faut rentrer manuellement toutes les données, mais ensuite c’est un gain de temps colossal pour réaliser les facturations. Le tarif se met également à jour automatiquement lorsqu’il y a par exemple une réservation à cheval sur plusieurs périodes. L’ensemble se reporte automatiquement sur l’affichage internet des tarifs. On est sûr, comme ça, que les tarifs affichés sont bons.

Le relais 500 a une "fan page" sur Facebook sur laquelle vous avez installé un outil de réservation. Pouvez-vous nous en parler ?

Effectivement, je suis assez fasciné par les réseaux sociaux et lorsque j’ai su qu’Interface Technologies avait développé un outil pour Facebook, accessible gratuitement aux hôtels équipés ReservIT, je me suis renseigné. En fait, c’est super simple à mettre en place et ça m’a permis de faire du "buzz" auprès de quelques clients. Bien sûr on peut voir ça comme un gadget et je dois dire que pour le moment – mais c’est très récent – ça n’a pas encore généré beaucoup de réservations ! Néanmoins, quand on voit la rapidité avec laquelle Internet a pris le pouvoir en termes de commercialisation, je me dis qu’ici encore il faut être prêt.

Vous avez d’autres projets avec Cegid ?

Oui, je travaille avec leurs équipes de R & D, car j’avais évoqué avec mon contact commercial un besoin que je gère aujourd’hui manuellement et auquel ils réfléchissent aussi. Actuellement j’intègre aux fiches de mes clients les commentaires qu’ils font parfois sur booking.com. Et chez Cegid, ils sont en train de préparer un nouveau module qui va permettre de rapatrier automatiquement ces commentaires sur la fiche client. Ces informations nous sont très précieuses pour faire évoluer nos offres ou faire un geste commercial. S’ils parviennent à le faire, ce sera un gain de temps extraordinaire.

Propos recueillis par Nelly Rioux